Попри те, що кризу часто називають можливістю відкрити нові горизонти, не всі компанії можуть її пережити, а тим паче мати з неї зиск. Щоб не боятися складних ситуацій, а зустрічати їх при повній зброї, варто завчасно подумати про оптимізацію витрат компанії.
У керівництва повинні бути дані про структуру всіх витрат та чітке розуміння, навіщо бізнесу потрібна кожна стаття витрат в цілому. У цьому випадку можна завчасно продумати способи скорочення витрат, які дозволять зберегти компанію в складних умовах. Які витрати можна скоротити, а на чому не варто економити навіть в кризових моментах, — розповідаємо далі.
Класифікація витрат
Перед тим, як підходити до оптимізації, треба розуміти, які взагалі витрати є в бізнесу. Варіантів класифікації — маса. Розглянемо деякі з них.
Витрати компанії можна розділити на такі категорії.
- Ефективні та неефективні. Перша група — витрати, що належать до випуску нової продукції, яка надалі піде на продаж. Друга група — псування продукції, затримка постачання, викрадення та втрата товарів, браковані партії.
- Релевантні та нерелевантні. Такий розподіл використовують в управничому обліку, коли треба зробити якесь бізнес-рішення або обрати з кількох альтернатив. Якщо на витрати можна повпливати, то вони вважаються релевантними та їх враховують під час прийняття рішень. А якщо це витрати, на які не можна повпливати або уникнути, то вони вважаються нерелевантними та не беруться до уваги.
- Ті, що створюють собівартість. Діляться на дві групи — прямі витрати та побічні. У першу групу потрапляють зарплата співробітникам, закупка сировини та матеріалів, у другу — витрати на зв’язок, комерційні витрати й так далі.
- Постійні витрати, змінні. Постійні витрати можна контролювати та оптимізувати, якщо передбачено розподіл виробничих витрат. Змінні витрати не впливають на обсяги виробництва — вони пропорційні виробничому рівню.
Автор книжки «Видержки – вниз, продажі – вгору» Боб Файфер, говорячи про те, що таке оптимізація витрат, розподілити їх на дії основні категорії:
- Стратегічні. Такі видержки приносять компанії прибуток. В цю категорію входять: привертання нових клієнтів та переказ їх в групу сторонніх (маркетинг), мотиваційні виплати менеджерам з продажів.
- Нестратегічні. Неприбуткові витрати, які забезпечують робочий процес: зарплата керівника, закупка канцелярських та оргтехнічних товарів, оренда офісних приміщень.
Дві головні поради від Боба Файфера для всіх бізнесменів:
- Звести до мінімуму нестратегічні витрати.
- Нести максимум стратегічних витрат навіть в тяжкі для компанії часи за будь-яких обставин та обійти за цим показником всіх конкурентів.
Звісно, в кожній компанії може бути своя класифікація витрат. В будь-якому випадку ще до настання кризи необхідно провести глибокий аналіз витрат та внести в окремий список ті, які можна зменшити максимально безболісно. Також знадобиться розрахувати, за якої ситуації витрати варто зменшити, і на яку суму.
Як грамотно оптимізувати витрати
Щоб зменшити витрати, необхідно дотримуватися наступних рекомендацій:
- Продумати програму оптимізації просто зараз. Якщо відкладати цей захід, то потім, можливо, діяти буде пізно. Найкращий момент подумати про економію — прибуткові часи.
- Вважати мінімізацію витрат елементом оптимізації бізнес-процесів, а не самоціллю.
- В першу чергу скорочувати витрати, які можна безболісно прибрати не чекаючи кризового періоду.
- Перед оптимізацією провести ретельний аналіз витрат, базуючись на звітності та прогнозах, побудованих на конкретних даних. Красиві фрази типу «скоротити до Нового року всі витрати на 30%» брати за основу оптимізації не можна.
- Щоб провести скорочення витрат швидше та ефективніше, варто використовувати спеціальні програми для управління комерційною діяльністю, фінансового та бухобліку. Вони дозволяють спростити моніторинг, забезпечити постійний фінансовий контроль та бюджетування.
- Продумати, який варіант розвитку подій буде найгіршим, і морально змиритися з ним. Варто подумати, як знизити плани продажів, підготуватися до розриву ланцюжків постачання, які обов’язково будуть приходити, особливо, якщо діяльність компанії базується на експорті та імпорті.
- Створити запас готівки на випадок виникнення раптових фінансових проблем. Це дозволить не боятися можливого призупинення бізнесу за тимчасової нестачі грошей.
- Продовжувати роботу над основними проєктами, які дозволять вам обігнати конкурентів після виходу з кризи, та перестати інвестувати в необов’язкові напрямки.
Поширені помилки бізнесменів під час оптимізації витрат
Прагнучи скоротити витрати, бізнесмени іноді роблять такі помилки.
Помилка 1. Скорочення зарплат співробітників
Такий підхід призведе лише до текучки кадрів. І навіть спеціалісти, які давно працюють в компанії, можуть задуматися про пошук нової роботи. Зменшення зарплати «скорочує» й мотивацію: у співробітника з'являється невдоволення роботодавцем і він починає виконувати лише мінімум зі своїх обов’язків.
Краще прибрати зі штатного розкладу посади, які можна передати представникам аутсорсингових компаній. Якщо працівники побачать, що, попри кризу, бізнес продовжує платити їм прописану в договорі зарплату, вони будуть лояльніші.
Помилка 2. Скорочення маркетингового бюджету
Якщо компанія в складні фінансові часи лишає маркетинговий бюджет сталим, то в неї є всі шанси зайняти лідерські позиції після виходу з кризи. Компанії, які скорочують витрати на маркетинг, стають менш конкурентоспроможними та втрачають чималу частку ринку.
Замість скорочення витрат потрібна їхня оптимізація: відмова від неефективних каналів просування та спрямованість на розвиток найприбутковіших з них.
Помилка 3. Зниження якості продукту
Споживачі не тримаються компанії, якщо якість товарів або послуг перестало їх вдовольняти. Щойно ви вирішите зекономити на якості, ви одразу втратите багатьох клієнтів, які без усякого сорому підуть до конкурентів.
«Зекономити» на клієнтах можна іншими способами. Наприклад, підвищити мінімальну суму замовлення для безкоштовної доставки або зробити її повністю платною, зменшити кількість позицій в асортименті, залишивши лише «хіти». Проте знижувати планку якості товарів заборонено.
Як скоротити витрати в бізнесі: 7 варіантів
Є список ефективних способів оптимізувати втирати й у найкоротші терміни стабілізувати компанію, якщо вона переживає складні часи.
Переїхати в менший офіс
Переїзд в компактніший та менш престижний офіс безболісно знизить суму постійних витрат. Для того, щоб всім співробітникам було комфортно в нових умовах, можна перевести частину з них на віддалену роботу. Це вигідно і для робітників: їм не доведеться витрачати час на дорогу до роботи і назад.
Другий варіант — закрити нерентабельні точки. Таке рішення варто розглянути, наприклад, торгівельним мережам, салонам краси, громадському харчуванню.
Переїзд або закриття окремих точок дозволяє зменшити суму комунальних платежів та плату за оренду.
Скасувати проміжні управлінські рівні
Сьогодні немало компаній скорочують управлінський ланцюжок від топ-менеджерів до звичайного працівника, щоб знизити адміністративні витрати. Наймання великої кількості менеджерів від відділів, підвідділів та команд не лише збільшує витрати на зарплату, але й часто гальмує взаємодію між різними підрозділами. Тож, скорочення таких посад може піти й на користь робочому процесу. Проте є тут і мінус: зростає навантаження на топ-менеджерів, оскільки у них зростає кількість підлеглих.
Скасування проміжних управлінських рівнів припускає:
- сумістити відділи зі схожим функціональним призначенням, збільшивши підрозділи;
- скоротити керівників середньої ланки;
- змінити порядок управління персоналом;
- піти від розподілу структурних одиниць на дрібніші частинки;
- продумати нові склади відділів та оновлені посади інструкції.
Пропрацювати систему закупівель
В першу чергу необхідно збільшити базу постачальників підприємства, що дозволить досягти таких цілей:
- Мінімізувати бюджет закупівель, без страху зменшити якість продукції.
- Отримати поле для маневру під час обговорення умов співпраці з постачальниками. Наприклад, узгодити вигіднішу послідовність регулярних платежів, пільгові ціни.
- Застрахувати можливі ризики, розділивши постачальників на важливих та «резервних».
Після цього варто оптимізувати роботу із залишками на складах та логістикою. Це дозволить скоротити обіг коштів, звести до мінімуму кількість залишків, витрати на їхнє зберігання та облік.
Зайва формалізація процесів також може призвести до проблем. Наприклад, якщо в процедурі тендера занадто багато постачальників, то купа часу буде присвячена збору документів, їхньому оформленню та узгодженню, а не пошуку постачальників з найвигіднішими умовами співпраці.
Зменшити виробничі витрати
Цієї мети можна досягти так:
- Впровадити методи планомірного зниження втрат різного роду. Наприклад, змінити робочий розподіл та розділити персонал так, щоб унеможливити простій виробничих ліній.
- Оновити обладнання. Такий крок забезпечить ефективність використання сировини, надати інструменти для контролю якості та зменшить витрати електроенергії.
- Розробити систему обліку та експлуатації збитків виробництва. Вартість останніх часом може бути співмірною з вартістю самих товарів. Завдяки грамотному використанню відходів можна зменшити витрати на виробництво, а також знизити видатки на зберігання та утилізацію.
«Звільнити» невигідних клієнтів
Криза — слушний час для оптимізації клієнтської бази. Якщо лише 20% клієнтів приносить організації основний прибуток, то зосередитися треба саме на них. А інші 80%, які забирають значну частину енергії та ресурсів, обслуговувати за залишковим принципом.
Змінити систему оплати праці
Переведення співробітників з фіксованої оплати на відсоток дозволить швидко зменшити витрати. Проте, такий підхід спрацює далеко не з усіма спеціалістами. Наприклад, бухгалтер не може отримати відсоток від виконання плану — для нього передбачений фіксований прибуток. А відсотки, бонуси та інші стимулювальні виплати підходять для маркетологів та менеджерів з продажів.
Якщо з’ясується, що якісь послуги на постійній основі вам не потрібні, подумайте про аутсорс. Це працює з тими ж бухгалтерами, системними адміністраторами, водіями.
Урізати дрібні витрати
Перевірте, чи не передплачуєте ви за наступні послуги:
- Інтернет. Пошукайте нового постачальника з вигіднішими тарифами, але перед цим попросіть поточного провайдера знизити оплату. Скоріше за все, він не захоче втрачати великого клієнта.
- Комунальні послуги. Щоб знизити витрати на електроенергію, необхідно контролювати її використання. Наприклад, привчіть співробітників вмикати ПК, коли вони не працюють з ними, вмикати світло в приміщеннях, якщо там нікого немає. Якщо компанія змушено пішла на карантин, рекомендується розірвати договори з керівними компаніями на такі послуги, як вивезення сміття, дезінфікувальні заходи, утилізація ламп. Після повернення у звичний режим роботи договору можна укласти повторно.
- Плата за розрахунковий банківський рахунок. Сьогодні все більше банків знижують вартість обслуговування. Навіть якщо ви звикли до поточного банку, завжди є можливість обрати вигідніший варіант.
- Канцелярські товари. Купуйте лише найнеобхідніше приладдя. Якщо співробітники використовують офісні принтери в особистих цілях, встановіть програми для контролю друку. Так ви знизите витрати на заправлення картриджей та купівлю паперу. А каву, чай, воду та солодощі краще залишити, щоб підтримувати в колективі гарний настрій. Хоча в складні часи відмовитися можна і від цього.
- Інші витрати. Закуповуйте матеріали та сировину взапас лише у тому випадку, якщо ваші постачальники запропонували за це велику знижку. Платіть лише за ті програми, які дійсно допомагають будувати ефективний процес. Наприклад, купівля останньої версії Windows навряд чи в рази збільшить виробничість компанії, а коштує немало.
Висновок
Оптимізація витрат підприємства — спосіб навіть в найтяжчі часи утриматися на плаву. Головне — пам’ятати про те, що для вашої компанії найважливіше і ніколи не економити на цьому. А щоб не вирішувати поспішно, варто продумати антикризові заходи тоді, коли все добре.
