Касовий розрив – це нестача грошей у касах та на рахунках компанії, яка не дає бізнесу вчасно та повною мірою провести всі обов'язкові платежі. Виникає він, коли у компанії збивається цикли надходження грошей та виплат. Розберемося, як підготуватися до появи касових розривів підприємства та зробити так, щоб вони траплялися якомога рідше.
Чому з'являються касові розриви, і чим вони загрожують бізнесу
З одного боку, наявність касових розривів може говорити про нерентабельність комерційної діяльності. А з іншого — це типова ситуація, наприклад, для компаній, які займаються торгівлею сезонними товарами та не зовсім коректно розраховують обсяг закупівель.
Так що тимчасові касові розриви можуть зустрічатися у різних сферах бізнесу, і це не означає, що компанія на межі краху. Однак, якщо не усунути розрив у першому циклі, то можна потрапити до замкненого кола: немає виторгу, тому що не зроблено платіж (наприклад, за матеріали), а платіж не зроблено, тому що немає виторгу.
Таку ситуацію ще називають ефектом снігової лавини.
До касових розривів часто призводять такі причини:
- Неправильна пріоритезація платежів.
- Недостатній або повністю відсутній контроль над дебіторською заборгованістю.
- Оплата за надані товари чи послуги надходить із затримкою.
- Валютна політика, що впливає на експорт. Наприклад, постачальник уклав договір на продаж продукції за одним курсом, а за час, поки товар їхав до споживачів, ситуація на валютному ринку змінилася. Тобто, очікувалося надходження, наприклад, 100 тисяч гривень, а отримано лише 90 тисяч. Зрозуміло, що відсутні 10 тисяч можуть викликати той самий касовий розрив.
- Різні формати розрахунку у контрагентів. Постачальники зазвичай співпрацюють за передоплати, а споживачі – платять постфактум, коли отримують товар чи послугу.
Як розраховувати касові розриви
Платіжний календар – один із найефективніших інструментів боротьби з касовими розривами. Його можна вести, використовуючи Excel або іншу фінансову програму. За допомогою такого календаря відстежують періоди надходження та виплати грошей і, таким чином, прогнозують касові розриви.
Календар — це динамічний інструмент. Якщо змінюються терміни отримання або відправлення платежів, то потрібно внести відповідні зміни і до календаря.
Щоб працювати з платіжним календарем результативно, необхідно щомісяця розраховувати потенційний дефіцит коштів під час планування надходжень і виплат. Це дозволить усунути розриви, зменшити їх наслідки і навіть запобігти їх появі в майбутньому.
Окрім платіжного календаря, робота з касовими розривами передбачає такі кроки:
- Вести бюджет руху грошових коштів (БРГК).
- Розробити для своєї компанії критерії, за якими оцінюватимуться платежі, їх важливість та терміновість.
- Скласти бюджет доходів та витрат.
- Контролювати виконання бюджетів.
Також потрібне регулярне відстеження досягнутих фінансових результатів. Для цього є універсальна формула грошового потоку:
ГП = ГК + Н – В
ГП – це грошовий потік: різниця між надходженнями та витратами за певний період, наприклад, за один день. Якщо число виходить позитивне, то це свідчить про надходження грошей. Якщо негативне — це вказує на відтік коштів, тобто в кінці періоду у вас залишилося менше грошей, ніж було на початку.
ГК – фактичний залишок грошей на конкретну дату.
Н – надходження.
В – відрахування.
Якщо ви проводите розрахунки наперед, то надходження грошей розраховуються, наприклад, виходячи з даних про укладені контракти та суми, зазначені в них. Також можна використовувати інформацію про продаж, які були в цей період минулого року, щоб можна було прогнозувати, скільки замовлень чекати. Інформацію про витрати можна знайти у бюджетному плані. Отже, за позитивного результату розрахунків розуміємо, що коштів для оплати фінансових зобов'язань достатньо, за негативного – є касовий розрив.
Як усунути касовий розрив
Є 9 способів вийти з касового розриву.
1. Пріоритезувати платежі
Один зі способів керувати платежами – розбити їх на три групи:
- Термінові та важливі: їх обов'язково потрібно виплачувати у строк, інакше можуть бути серйозні наслідки – штраф, пеня, втрата важливого партнера чи вигідного підрядника. Сюди можна віднести кредити, податки, оплату оренди, розрахунки з тими постачальниками, умови яких передбачають штрафи за несвоєчасність платежів.
- Важливі, але не термінові: платежі, які можна перенести на 1-2 дні без фінансових та репутаційних втрат. Наприклад, заробітна плата персоналу, розрахунки з партнерами, які нормально ставляться до відтермінування платежів.
- Не термінові та не важливі: їх можна відкласти на невизначений термін або взагалі від них відмовитися. Наприклад, представницькі витрати, оновлення меблів в офісі, корпоративи та тімбілдинги.
2. Домовитись про перенесення дати платежів
Обговоріть з бізнес-партнерами компромісний варіант оплати дрібних, але регулярних платежів. У випадку великих платежів розподіліть їх на кілька частин, так ви подовжите термін оплати та залишите більше коштів на рахунках. Такий підхід дозволить не лише зменшити або усунути касові розриви, а й показати партнерам відповідальний підхід до співпраці.
3. Домогтися виплат від боржників
Якщо у вас є клієнти-боржники, складіть їх перелік і почніть працювати над поверненням заборгованостей. Зробити це можна різними способами:
- надіслати сповіщення із зазначенням суми заборгованості та кінцевого терміну для її закриття;
- обдзвонити проблемних клієнтів та нагадати про їх заборгованості;
- призупинити постачання товарів/сировини;
- у крайньому разі – звернутися до суду.
4. Продати або здати в оренду майно, що не використовується
Якщо компанія має приміщення або обладнання, яке часто стоїть без діла, варто подумати про його продаж або здачу в оренду. Щоправда, якщо якийсь актив хоч і рідко, але використовується, потрібно добре зважити втрати та вигоди від продажу/оренди.
Наприклад, є виробнича лінія. Використовують її рідко, але при цьому є витрати на її утримання та обслуговування. В цьому випадку вигідніше не продавати обладнання, а скласти графік його використання та здавати потужності в оренду у період їх простоювання.
5. Домовитися про бартер з деякими партнерами
Співпраця по бартеру передбачає взаємовигідний обмін одних товарів/послуг на інші. Приклад: постачальник дає вам продукцію на певну суму, а ви безплатно надаєте йому послуги з перевезення на таку ж суму.
6. Скористатися факторингом
Факторинг – вид кредитування, коли компанія отримує кошти до того, як клієнт внесе плату. Це дозволить зменшити касовий розрив та повернути гроші в обіг у короткі терміни.
Схема роботи виглядає так: замість покупця гроші вам переказує факторингова компанія (70-90% від суми за договором) та забирає собі дебіторську заборгованість, отримуючи за свої послуги відсоток від угоди. Коли боржник вносить платіж, то фактор покриває суму, що залишилася.
7. Скористатися овердрафтом
Овердрафт дозволяє зняти гроші, яких у вас фактично немає. Тобто швидко отримати позикові кошти для покриття касових розривів. Надалі суми, що вам надходять, треба відразу ж використовувати для виплати боргу банку.
8. Співпрацювати з покупцями на умовах передоплати
Щоб клієнти охочіше перейшли на такий вид співпраці, можна запропонувати їм безкоштовне доставлення або знижку за умови внесення повної передоплати. Знижки та безоплатне доставлення вимагатимуть додаткових витрат, але у довгостроковій перспективі такий підхід ефективно запобігає касовим розривам.
9. Взяти банківський кредит
Оформлення кредиту доцільно, якщо розглянуті вище методи виявилися неефективними, чи ними не можна користуватися. Оптимально брати позику так, щоб кредитні кошти після оформлення не виплачувались тут же на рахунок, а резервувалися. Як тільки банк отримує від вас запит на виплату всієї доступної суми або її частини, кошти надходять на рахунок.
Як уникнути касових розривів
Ось 6 рекомендацій, які допоможуть значно знизити ймовірність касового розриву.
Вести фінансовий календар. Фіксуйте у ньому рух коштів — це дозволить наочно побачити звідки приходять та куди витрачаються гроші, передбачити касовий розрив і розробити схему його запобігання. Найкраще користуватися поетапною платіжною схемою: частина коштів, що надходять, використовуються для закриття оперативних витрат, а інші залишаються на рахунку для покриття наступних платежів.
Встановити суворі вимоги для вхідних платежів та лояльніші для вихідних. Якщо говорити про вхідні платежі, то не завадить перевести співпрацю з клієнтами на новий формат онлайн оплати. Наприклад, просити передоплату у розмірі собівартості товару чи послуги: решта буде виплачуватися після того, як ви фактично надасте клієнту послугу або надішлете акт виконаних робіт. Щоб пом'якшити умови вихідних платежів, можна обговорити з партнерами/підрядниками гнучкі терміни виплати: не прив'язуватись до однієї дати, а призначити діапазон 2-3 дні.
Перевіряти наявність дебіторської заборгованості у бюджеті. Аналізуйте її та активно працюйте над її скороченням. Також можна продумати кредитні ліміти для клієнтів та працювати, не перевищуючи їх розміри.
Розробити графік оперативних та стратегічних платежів. Порівняйте витрати з календарем надходжень грошей. Оплачуйте кредиторську заборгованість, як тільки отримуєте виторг. Враховуйте актуальні завдання компанії. Наприклад, у процесі формування резервної суми можна почекати із виплатою бонусів працівникам. Звичайно, повідомивши про це заздалегідь та пояснивши, навіщо це робиться.
Розробити методи швидкого залучення активів для покриття обов'язкових витрат. Можна скористатися товарним кредитом, овердрафтом, кредитною банківською лінією чи факторингом. Інший варіант – оформити позику від банку чи засновників компанії, надати у заставу майно підприємства.
Сформувати запас коштів. Завдяки цьому касові розриви можна буде швидко профінансувати.
Висновок
Касовий розрив рано чи пізно трапляється практично у будь-якому бізнесі. Щоб ця ситуація завдала якнайменше шкоди, треба підготуватися до неї заздалегідь. Якщо є план запобігання касовим розривам та боротьби з ними, то у підприємства точно в рази більше шансів вистояти у складній ситуації.
