Тайм-менеджмент: эффективные методики управления временем

Бывает, что список дел становится очень большим, и не понятно, за что браться в первую очередь. В такой ситуации грамотно распланировать задачи поможет тайм-менеджмента. Что это такое, и какие техники и методики управления временем существуют, — разберемся в этом посте.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это особый подход к распределению времени. Он помогает грамотно планировать загрузку и расставлять приоритеты, а не гнаться за идей “успеть все”. Особенно эти навыки актуальны в условиях быстро меняющегося мира: когда в потоке информации, процессов и событий бывает непросто сохранить фокус.

Люди используют разные инструменты, чтобы сосредотачиваться на задачах и целях, не распыляясь на второстепенные вещи. Но прежде чем перейти к конкретным способам, отметим общие идеи, которые лежат в основе тайм-менеджмента.

• Мы управляем временем, а не оно нами. У всех нас одинаковое количество часов в сутках. Но вот как ими распорядиться и потратить свой ресурс — каждый решает сам.
• Часто время сравнивают с рекой, но это не значит, что нужно всегда плыть по течению. Иногда полезно расслабиться и довериться потоку. Но это лучше делать, когда умеешь плавать и точно знаешь, куда тебя несет.
• Управление временем стоит на трех китах: планирование, постановка целей, самоорганизация.
• Тайм-менеджмент не требует особых знаний. Его приемы простые, а иногда даже слишком очевидные. А вот чего он действительно требует, так это внутренней дисциплины и желания работать над собой. Управлять временем — это навык. И нужно регулярно практиковаться, чтобы его развить и сделать частью жизни.

Принципы тайм-менеджмента

Все методы управления временем включают в себя 3 компонента:

• Расстановка приоритетов. Прежде чем приступить к выполнению задачи, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная.
• Планирование. Важно не только выделить приоритетные задачи, но и прописать конкретные сроки их выполнения. Для этого внести задачу в свой график и отметьте дедлайн.
• Структурирование. Все задачи стоит разделить на подзадачи, чтобы было проще отслеживать прогресс и продвигаться к цели.

Секреты управления временем

Есть 5 правил, которые помогут быстрее освоить эффективный тайм-менеджмент.

Найти свою мотивацию

Мотивированный человек умеет выполнять даже не самые интересные и вдохновляющие задачи. Одного мотивирует большая цель и результат. Другого — возможность влиять на развитие продукта и компании. Третьему важно, что он может максимально раскрыть свой потенциал и научиться новому.

Так что важно найти свои личные источники мотивации, чтобы показывать стабильный результат на длинной дистанции.

Регулярно отдыхать

Согласно принципу Парето 20% усилий дают 80% результата. Так что тратить все свои силы на беспрерывную работу — не самый лучший план. Ведь, таком режиме все равно теряется концентрация, а эффективность падает.

Если какое-то время вам пришлось много работать, устройте себе более продолжительный отдых. Усиленная работа без перерывов быстро ведет к выгоранию и в долгосрочной перспективе приносит минимальный результат.

Научиться говорить «нет»

Нет ничего плохого в том, чтобы подстраховать коллегу со срочной задачей, или выполнить небольшую просьбу подруги. Но если просьбы окружающих начинают вызывать дискомфорт, а помогать им приходится всегда в ущерб себе, то пора установить границы. Первое время это будет нелегко: вы не привыкли отказывать, а окружение — слышать ваши отказы. Но с каждым разом говорить «нет» будет все проще, как и находить баланс между своими потребностями, и помощью другим.

Избавиться от «пожирателей времени»

К этой категории можно отнести все, что отвлекает вас от запланированного дела и занимает необоснованно много времени. Это может быть листание соцсетей, слишком разговорчивый коллега по соседству, знакомые, которые любят звонить и бесцельно болтать.

Чтобы рассчитать, сколько времени ежедневно вы тратите впустую, в течение недели записывайте в блокноте последовательность своих действий и количество отведенных на них минут/часов.

Упорядочить окружающее пространство

Проведите в доме генеральную уборку и выбросите/раздайте ненужные вещи. На вашем рабочем столе, в том числе и офисном, должен быть идеальный порядок.

То же самое касается и содержимого сумки. Упорядоченность помогает эффективнее управлять временем. В результате вы не только гораздо быстрее находите нужную вещь, но и чувствуете себя максимально собранным.

Популярные методы тайм-менеджмента

Ниже описаны основные техники управления временем, которые стали базой для множества методик тайм-менеджмента.

Матрица Эйзенхауэра (4D)

Это один из лучших методов управления временем, который используется для расстановки приоритетов и распределения задач.

Его основа сформулирована президентом США Эйзенхауэром: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным».

Матрица Эйзенхауэра предлагает все задачи делить на 4 категории в зависимости от степени их срочности и важности:

• Срочные и важные – то есть необходимые. Такие задачи нужно выполнить здесь и сейчас. Обычно времени на их выполнение мало, поэтому и браться за них надо сразу. К ним можно отнести все, что касается здоровья и безопасности. Рабочие вопросы, невыполнение которых критично влияет на результат и общие цели компании.
• Несрочные и важные. В идеале они должны быть основой ежедневной рутины. Предполагают планирование и выполнение без спешки. Если основную часть времени вы уделяете именно таким задачам, то значит что с организаций личных и рабочих дел у вас все в порядке. Только здесь тоже не стоит сильно расслабляться, а то дела из этой категории перейдут в “горящие”.
• Срочные и неважные – требующие делегирования. Выполнить их нужно, однако, лучше, если этим займется кто-то другой. Иначе есть риск исчерпать свой внутренний ресурс. Например, вряд ли крупному предпринимателю стоит самостоятельно раздавать на улице листовки, чтобы сэкономить немного денег. Логичнее поручить это дело кому-то, а в это время заняться тем, что кроме него действительно никто не сделает.
• Несрочные и неважные. Их можно выполнить позже, когда будет свободное время, или вообще отказаться от их выполнения. Пример – регулярное пролистывание ленты новостей в социальных сетях.

Важно следить, чтобы в каждом пункте у вас всегда было не больше 8 задач.

Техника подойдет руководителям, менеджерам и людям, которые нуждаются в расстановке приоритетов или столкнулись с большим объемом работ и не знают, как к нему подступиться.

Timeboxing

Это достаточно простая методика тайм-менеджмента. Ее суть в том, что весь день нужно разбить на блоки — временные боксы. Один тайм-бокс — одна задача: вы фокусируетесь только на этом деле и не отвлекаетесь на другие вопросы. А как только отведенное время закончиться, то переходите к задаче в другом боксе, даже если предыдущую не удалось завершить.

Как использовать таймбоксинг

• Составить список задач. Выписать все, что вам нужно и хочется сделать.
• Определить сроки и приоритет. Весь список нужно отфильтровать. Наверняка, у каких-то задач будут более сжатые сроки или более высокий приоритет. Если хочется очень четко рассортировать задачи, то можно использовать матрицу Матрицу Эйзенхауэра, о которой мы писали выше.
• Составить расписание. Блоки нужно планировать сразу на всю неделю. Проще всего это делать в календаре: расписание всегда под рукой в телефоне и на компьютере. Еще один плюс — календарь напомнит, что пришло время переходить к другой задаче.

Такая техника подходит тем, кому трудно долго фокусироваться на одной задачи. Переключение между блоками помогает разгрузить мозг и не застрять в рутине.

Также это хороший способ борьбы с прокрастинацией. Например, задача сложная и непонятно, сколько времени на нее нужно, поэтому и браться не хочется. А если знаешь, что тебе не весь день за ней сидеть, а всего 50 минут, то начать проще.

Техника Помидора

Это одна из самых популярных техник тайм-менеджмента. Она направлена на устранение прокрастинации, поддержание достаточного уровня продуктивности и концентрации внимания в течение рабочего дня. Технику изобрел Франческо Чирилло в конце 1980-х.

Метод предполагает чередование 25 минут работы без отвлечений на посторонние помехи и 5 минут отдыха. Такой тридцатиминутный период (25 мин работа + 5 мин отдых) и называется помидором. По этой технике человек работает как бы короткими спринтами.

Порядок действий:

• Определиться с тем, какую задачу необходимо выполнить прямо сейчас.
• Установить таймер на 25 минут.
• Без перерывов работать над задачей до тех пор, пока таймер не сработает.
• Отвлечься на 5 минут.
• Вновь продолжить работу и установить таймер на 25 минут.
• После четырех помидоров отдохнуть подольше – от 15 до 30 минут.

Чтобы отследить прогресс, каждый интервал необходимо записывать в блокнот.

Техника поможет тем, кто легко отвлекается и часто прокрастинирует, не может сконцентрироваться на текущей задаче или выполняет много монотонных заданий.

Метод ALPEN (метод Альпы)

В данной методике главное внимание уделяется увеличению производительности и уменьшению стресса. Автор техники – немецкий профессор Лотар Дж. Зайверт. По его словам, планирование занимает не больше 5 минут ежедневно. А вот его результаты поражают. Главное, без чего не обойтись, это самодисциплина, бумага и ручка.

ALPEN состоит из 5 элементов:

• Aufgaben («Действие»). Запишите на листе бумаги все задачи, которые нужно выполнить за день. Их масштабность не имеет значения.
• Länge schätzen («Длительность»). Рассчитайте конкретное время, которое необходимо для выполнения каждой из записанных ранее задач. Не преуменьшайте и не преувеличивайте его.
• Pufferzeiten einplanen («Запас»). Между задачами необходимо запланировать краткосрочные буферные периоды, чтобы снизить стресс и уменьшить нагрузку. Заранее рассчитайте, что на выполнение задач уйдет на 20% больше запланированного времени, на перерывы и второстепенные дела уйдут еще 20%.
• Entscheidungen treffen («Приоритизация»). Начало рабочего дня должно быть посвящено наиболее важным и срочным задачам.
• Nachkontrolle («Анализ результатов»). В конце дня сверьтесь со списком и определите, было ли планирование эффективным, всего ли удалось достичь. А также обратите внимание, случались ли необоснованно растянутые буферные периоды, что можно было бы оптимизировать и улучшить.

После этого можно начинать планирование на следующий день.

Метод полезен для людей, которые любят прокрастинировать или нуждаются в грамотной расстановке приоритетов. Также он эффективен для руководителей.

Советы по тайм-менеджменту от знаменитостей

Сергей Брин, соучредитель Google, рекомендует следующее:

• Во время выполнения задачи закройте все вкладки в браузере, которые не нужны для работы над конкретным делом. Особенно мешают сайты с развлекательным контентом.
• Проверяйте электронную почту в строго отведенное время, отключите оповещения о новых письмах.
• Не позволяйте соцсетям взять над вами контроль – для общения достаточно 10-15 минут в день.
• Попросите коллег о том, чтобы в ближайшее время они вас не отвлекали. Если вы работаете дома, объясните детям, что у вас важное дело и входить к вам в комнату нельзя.
• Записывайте текущие задачи и глобальные цели, чтобы постоянно видеть их перед собой и не сходить с курса.
• Запланируйте обязательные ежедневные перерывы, во время которых вы полностью отключите все мысли о работе. Боритесь с хаосом и не позволяйте ему победить вас.

Советы гендиректора Berkshire Hathaway Уоррена Баффета:

• Используйте стратегию двух списков. Исключайте неважные вещи, что позволит вам сконцентрироваться и управлять приоритетами.
• Постарайтесь сократить время, которое вы тратите на дорогу. Попробуйте перейти на удаленную работу или выезжать из дома пораньше, чтобы не попадать в пробки.
• Откажитесь от всего бессмысленного. Однажды Уоррен Баффет сообщил: личные границы успешных людей настолько сильные, что они отказываются почти от всего. В то же время у самого гендиректора нередко в личном календаре есть дни, на которые ничего не запланировано.
• Еженедельно выделяйте 5 часов на изучение чего-то нового.

Рекомендации от Билла Гейтса выглядят так:

• Время – ценный ресурс, который требует к себе ответственного и серьезного подхода (даже более серьезного, чем деньги). Не тратьте его впустую.
• Держите под рукой какую-нибудь книгу, чтобы иметь возможность с пользой провести перерыв.
• Развивайте мышление на долгосрочную перспективу. События, которые произойдут в последующие 1-2 года, всегда переоценены, а изменения, которые наступят через 10 лет, – всегда недооценены.
• Структурируйте время. По словам Билла Гейтса, он делит задачи на короткие временные отрезки, иногда даже с 5-минутным шагом, и нередко использует таймбоксинг.
• Не тратьте время на действия, которые не приближают вас к выполнению целей. Так вы только еще больше отдалитесь от того, к чему стремитесь.

Несмотря на то, что методик тайм-менеджмента много, а принципов управления временем еще больше, стоит изучить хотя бы то, что описано выше. И попробовать внедрить в свою жизнь если и не метод целиком, то хотя бы его часть. Это однозначно положительно скажется на вашей продуктивности.