Несмотря на то, что кризис часто называют возможностью открыть новые горизонты, не все компании могут его пережить, а тем более извлечь из пользу. Чтобы не бояться сложных ситуаций, а встречать их во всеоружии, стоит заранее подумать об оптимизации затрат компании.
У руководства должны быть данные о структуре всех расходов и четкое понимание, зачем бизнесу нужна каждая статья затрат в целом. В этом случае можно заранее продумать способы сокращения расходов, которые позволят сохранить компанию в сложных условиях. Какие затраты можно сократить, а на чем не стоит экономить даже в кризисные моменты, — рассказываем дальше.
Классификация расходов
Прежде, чем приступать к оптимизации, надо понимать, какие вообще расходы есть в бизнесе. Вариантов классификации – масса. Рассмотрим некоторые из них.
Расходы компании можно разделить на такие категории.
- Эффективные и неэффективные. Первая группа — расходы, относящиеся к выпуску новой продукции, которая в дальнейшем пойдет на продажу. Вторая группа — порча продукции, задержка поставок, хищение и потеря товаров, бракованная партия.
- Релевантные и нерелевантные. Такое разделение используют в управленческом учете, когда нужно принять какое-то бизнес-решения или выбрать из нескольких альтернатив. Если на расходы можно повлиять, то они считаются релевантными и их учитывают во время принятия решений. А если это затраты, на которые нельзя повлиять или избежать, то они считаются нерелевантными и не берутся во внимание.
- Создающие себестоимость. Делятся на две группы – прямые затраты и косвенные. В первую группу попадают зарплата сотрудникам, закупка сырья и материалов, во вторую — расходы на связь, коммерческие расходы и так далее.
- Постоянные расходы, переменные. Постоянные затраты можно контролировать и оптимизировать, если предусмотрено разделение производственных затрат. Переменные затраты не влияют на объемы производства – они пропорциональны производственному уровню.
А автор книги «Издержки – вниз, продажи – вверх» Боб Файфер, говоря о том, что такое оптимизация расходов, разделяет их на две основные категории:
- Стратегические. Такие издержки приносят компании прибыль. В эту категорию входят: привлечение новых клиентов и перевод их в группу постоянных (маркетинг), мотивационные выплаты менеджерам по продажам.
- Нестратегические. Неприбыльные расходы, которые обеспечивают рабочий процесс: зарплата управленцам, закупка канцелярских и оргтехнических товаров, аренда офисных помещений.
Два главных совета от Боба Файфера для всех бизнесменов:
- Свести до минимума нестратегические расходы.
- Нести максимум стратегических расходов даже в тяжелые для компании времена при любых обстоятельствах, обойдя по этому показателю всех конкурентов.
Конечно, в каждой компании может быть своя классификация расходов. В любом случае еще до наступления кризиса необходимо провести глубокий анализ затрат и внести в отдельный список те, которые можно урезать максимально безболезненно. Также потребуется рассчитать, при какой ситуации расходы следует уменьшать, и на какую сумму.
Как грамотно оптимизировать расходы
Чтобы уменьшить расходы, необходимо придерживаться следующих рекомендаций:
- Продумать программу оптимизации прямо сейчас. Если откладывать это мероприятие, то потом, возможно, действовать будет поздно. Лучший момент подумать об экономии — прибыльные времена.
- Считать минимизацию затрат элементом оптимизации бизнес-процессов, а не самоцелью.
- В первую очередь сокращать расходы, которые можно безболезненно устранить, и не дожидаясь кризисного периода.
- Перед оптимизацией провести тщательный анализ расходов, основываясь на отчетности и прогнозах, построенных на конкретных данных. Красивые фразы вроде «сократить до Нового года все расходы на 30%» брать за основу оптимизации нельзя.
- Чтобы провести сокращение расходов быстрее и эффективней, стоит использовать специальные программы для управления коммерческой деятельностью, финансового и бухучета. Они позволят упростить мониторинг, обеспечить постоянный финансовый контроль и бюджетирование.
- Продумать, какой вариант развития событий будет наихудшим, и морально смириться с ним. Следует подумать, как снизить планы продаж, подготовиться к разрывам в цепочках поставок, которые обязательно будут происходить, особенно, если деятельность компании основывается на экспорте и импорте.
- Создать запас наличных средств на случай возникновения внезапных финансовых проблем. Это позволит не бояться возможной приостановки бизнеса при временной нехватке денег.
- Продолжать работу над основными проектами, которые позволят вам обогнать конкурентов после выхода из кризиса, и перестать инвестировать в необязательные направления.
Распространенные ошибки бизнесменов при оптимизации расходов
Стремясь сократить траты, бизнесмены иногда совершают такие ошибки.
Ошибка 1. Урезание зарплат сотрудникам
Такой подход приведет только к текучке кадров. И даже специалисты, которые давно работают в компании, могут задуматься о поиске новой работы. Уменьшение зарплаты «урезает» и мотивацию: у сотрудника появляется недовольство работодателем и он начинает выполнять только самый минимум из своих обязанностей.
Лучше убрать из штатного расписания должности, которые можно передать представителям аутсорсинговых компаний. Если работники увидят, что, несмотря на кризис, бизнес продолжаете платить им положенную по договору зарплату, они будут более лояльны.
Ошибка 2. Сокращение маркетингового бюджета
Если компания в сложные финансовые времена оставляет маркетинговый бюджет на прежнем уровне, то у нее есть все шансы занять лидерские позиции после выхода из кризиса. Компании, которые урезают расходы на маркетинг, становятся менее конкурентоспособными и теряют немалую долю рынка.
Вместо сокращения расходов нужна их оптимизация: отказ от неэффективных каналов продвижения и нацеленность на развитие самых прибыльных из них.
Ошибка 3. Снижение качества продукта
Потребители не держатся за компанию, если качество товаров или услуг перестало их устраивать. Как только вы решите сэкономить на качестве, вы сразу потеряете многих клиентов, которые без зазрения совести перейдут к конкурентам.
«Сэкономить» на клиентах можно другими способами. К примеру, повысить минимальную сумму заказа для бесплатной доставки или сделать ее полностью платной, уменьшить количество позиций в ассортименте, оставив только «хиты». Однако снижать планку качества товара запрещено.
Как сократить расходы в бизнесе: 7 вариантов
Есть список эффективных способов оптимизировать расходы и в кратчайшие сроки стабилизировать компанию, если она переживает сложные времена.
Переехать в офис поменьше
Переезд в более компактный и менее престижный офис безболезненно снизит сумму постоянных расходов. Для того, чтобы все сотрудники чувствовали себя максимально комфортно в новых условиях, часть из них можно перевести на удаленную работу. Это выгодно и для работников: им не придется тратить время на дорогу до работы и обратно.
Другой вариант — закрыть нерентабельные точки. К такое решение стоит рассмотреть, например, торговым сетям, салонам красоты, общепиту.
Переезд или закрытие отдельных точек позволит уменьшить сумму коммунальных платежей и плату за аренду.
Упразднить промежуточные управленческие уровни
Сегодня немало компаний сокращают управленческую цепочку от топ-менеджмента до рядового сотрудника, чтобы снизить административные расходы. Наем большого количества менеджеров для отделов, подотделов и команд не только увеличивает расходы на зарплату, но и часто тормозит взаимодействие между разными подразделениями. Так что сокращение таких должностей может пойти и на пользу рабочему процессу. Однако есть здесь и минус: возрастет нагрузка на топ-менеджеров, так как у них в подчинении станет больше сотрудников.
Упразднение промежуточных управленческих уровней предполагает:
- совместить отделы со схожим функциональным назначением, укрупнив подразделения;
- сократить руководителей среднего звена;
- изменить порядок управления персоналом;
- уйти от разделения структурных единиц на более мелкие части;
- продумать новые составы отделов и обновленные должностные инструкции.
Проработать систему закупок
В первую очередь необходимо увеличить базу поставщиков предприятия, что позволит добиться таких целей:
- Минимизировать бюджет закупок, не опасаясь уменьшить качество продукции.
- Получить поле для маневра при обсуждении условий сотрудничества с поставщиками. Например, согласовать более выгодный порядок регулярных платежей, льготные цены.
- Застраховать возможные риски, разделив поставщиков на важных и «резервных».
После этого стоит оптимизировать работу со остатками на складах и логистикой. Это позволит ускорить оборот средств, свести к минимуму количество остатков, траты на их хранение и учет.
Излишняя формализация процессов тоже может привести к проблемам. Например, если в процедуре тендера слишком много поставщиков, то масса времени будет уделена сбору документов, их оформлению и согласованию, а не поиску поставщиков с самыми выгодными условиями сотрудничества.
Уменьшить производственные затраты
Этой цели можно достичь так:
- Внедрить методы планомерного снижения потерь разного рода. Например, сменить трудовой распорядок и распределить персонал так, чтобы исключить простои производственных линий.
- Обновить оборудование. Такой шаг обеспечит эффективность использования сырья, предоставит инструменты для контроля качества и уменьшит затраты электричества.
- Разработать систему учета и эксплуатации отходов производства. Стоимость последних порой может сравниваться со стоимостью самих товаров. Благодаря грамотному использованию отходов можно уменьшить расходы на производство, а также снизить издержки на хранение и утилизацию.
«Уволить» невыгодных клиентов
Кризис – подходящее время для оптимизации клиентской базы. Если только 20% клиентов приносят организации основную прибыль, то сосредоточиться нужно именно на них. А оставшихся 80%, которые забирают значительную часть энергии и ресурсов, обслуживать по остаточному принципу.
Изменить систему оплаты труда
Перевод сотрудников с фиксированного оклада на процент позволит быстро уменьшить расходы. Однако, такой подход сработает далеко не со всеми специалистами. К примеру, бухгалтер не может получать процент от выполнения плана — для него предусмотрен фиксированный оклад. А проценты, бонусы и другие стимулирующие выплаты подходят для маркетологов и менеджеров по продажам.
Если выяснится, что какие-то услуги на постоянной основе вам не нужны, подумайте об аутсорсе. Это работает с теми же бухгалтерами, системными администраторами, водителями.
Урезать мелкие расходы
Проверьте, не переплачиваете ли вы за следующие услуги:
- Интернет. Поищите нового поставщика с более выгодными тарифами, но перед этим попросите текущего провайдера снизить оплату. Скорее всего, он не захочет терять крупного клиента.
- Коммунальные услуги. Чтобы снизить расходы на электроэнергию, необходимо контролировать ее использование. Например, приучите сотрудников выключать ПК, когда они не работают за ними, выключать свет в помещениях, если там никто не находится. Если компания вынужденно ушла на карантин, рекомендуется расторгнуть договоры с управляющими компаниями на такие услуги, как вывоз мусора, дезинфицирующие мероприятия, утилизация ламп. После возвращения в привычный режим работы договора можно заключить повторно.
- Плата за расчетный банковский счет. Сегодня все больше банков снижают стоимость обслуживания. Даже если вы привыкли к текущему банку, всегда есть возможность выбрать более выгодный вариант.
- Канцелярские товары. Приобретайте только самые необходимые принадлежности. Если сотрудники используют офисные принтеры для личных целей, установите программы для контроля печати. Так вы снизите расходы на заправку картриджей и покупку бумаги. А кофе, чай, воду и сладости лучше оставить, чтобы поддерживать в коллективе хорошее настроение. Хотя в сложные времена отказаться можно и от этого.
- Другие расходы. Закупайтесь материалами и сырьем про запас только в том случае, если ваши поставщики предложили за это крупную скидку. Платите только за те программы, которые действительно помогают строить эффективный рабочий процесс. Например, покупка последней версии Windows вряд ли в разы увеличит производительность компании, а стоит немало.
Вывод
Оптимизация расходов предприятия – способ даже в самые сложные времена удержаться на плаву. Главное – помнить о том, что для вашей компании самое важное и никогда не экономить на этом. А чтобы не принимать поспешные решения, стоит продумать антикризисные меры тогда, когда все хорошо.
