Кассовый разрыв – это недостаток денег в кассах и на счетах компании, который не дает бизнесу вовремя и в полной мере провести все обязательные платежи. Возникает он, когда у компании получается пробел между поступлением денег и необходимой выплатой. Разберемся, как подготовиться к появлению кассовых разрывов предприятия и сделать так, чтобы они случались как можно реже.
Почему появляются кассовые разрывы, и чем они чреваты для бизнеса
С одной стороны, наличие кассовых разрывов может говорить о нерентабельности коммерческой деятельности. А с другой — это типичная ситуация, например, для компаний, которые занимаются торговлей сезонными товарами и не совсем корректно рассчитывают объем закупок.
Так что временные кассовые разрывы могут встречаться в разных сферах бизнеса, и это не говорит, что компания на грани краха. Однако если не устранить разрыв в первом цикле, то можно попасть в замкнутый круг: нет выручки, потому что не сделан платеж (например, за материалы), а платеж не сделан, потому что нет выручки. Такую ситуацию еще называют эффектом снежной лавины.
К кассовым разрывам часто приводят такие причины:
- Неправильная приоритизация платежей.
- Недостаточный или полностью отсутствующий контроль над дебиторской задолженностью.
- Получение оплаты за предоставленные товары или услуги с задержкой.
- Валютная политика, влияющая на экспорт. Например, поставщик заключил договор на продажу продукции по одному курсу, а за время, пока товар ехал к потребителям ситуация на валютном рынке изменилась. То есть, ожидалось поступление, например, 100 тысяч гривен, а получено только 90 тысяч. Понятно, что недостающие 10 тысяч могут вызвать тот самый кассовый разрыв.
- Разные форматы расчета у контрагентов. Поставщики обычно сотрудничают по предоплате, потребители – с отсроченными платежами.
Как рассчитывать кассовые разрывы
Платежный календарь – один из самых эффективных инструментов борьбы с кассовыми разрывами. Его можно вести, используя Excel или другую финансовую программу. С помощью такого календаря отслеживают периоды поступления и выплаты денег и, таким образом, прогнозируют кассовые разрывы.
Календарь — это динамичный инструмент. Если меняются сроки получения или отправки платежей, то нужно внести соответствующие изменения и в календарь.
Чтобы работать с платежным календарем результативно, необходимо каждый месяц рассчитывать потенциальный дефицит средств при планировании поступлений и выплат. Это позволит устранить разрывы, уменьшить их последствия и даже предотвратить их появление в будущем.
Кроме платежного календаря, работа с кассовыми разрывами предусматривает такие шаги:
- Вести бюджет движения денежных средств (БДДС).
- Разработать для своей компании критерии, по которым будут оцениваться платежи, их важность и срочность.
- Составить бюджет доходов и расходов.
- Контролировать исполнение бюджетов.
Также необходимо ежедневное отслеживание достигнутых финансовых результатов. Для этого есть универсальная формула денежного потока:
ДП = ДС + П – О
ДП – это денежный поток: разница между поступлениями и затратами за определенный период, например, за один день. Если число получается положительное, то принято говорить о притоке денег. Если отрицательное — это говорит об оттоке средств, т.е. в конце периода у вас осталось меньше денег, чем было в начале.
ДС – фактический остаток денег на конкретную дату.
П – поступления.
О – отчисления.
Если вы проводите расчеты наперед, то поступления денег рассчитываются, например, исходя из данных о заключенных контрактах и суммах, указанных в них. Также можно использовать информацию о продажах, которые были в этот период в прошлом году, чтобы можно было прогнозировать, какое количество заказов ждать. Отчисления понятны из запланированных на них бюджетов. При положительном результате расчетов средств на выплату обязательств достаточно, при отрицательном – есть кассовый разрыв.
Как устранить кассовый разрыв
Есть 9 способов выйти из кассового разрыва.
1. Приоритизировать платежи
Один из способов управлять платежами — разбить их на три группы:
- Срочные и важные: их обязательно нужно выплачивать в срок, иначе могут быть серьезные последствия — штраф, пеня, потеря важного партнера или выгодного подрядчика. Сюда можно отнести кредиты, налоги, оплата аренды, расчеты с теми поставщиками, условия которых предусматривают штрафы за несвоевременность платежей.
- Важные, но несрочные: платежи, которые можно перенести на 1-2 дня без финансовых и репутационных потерь. Например, заработная плата персоналу, расчеты с партнерами, которые нормально относятся к сдвигу платежей.
- Несрочные и неважные: их можно отложить на неопределенный срок или и вовсе от них отказаться. Например, представительские расходы, обновление мебели в офисе, корпоративы и тимбилдинги.
2. Договориться о переносе даты платежей
Переговорите с партнерами по бизнесу для достижения компромисса по оплате мелких, но регулярных платежей. В случае с крупными платежами разделите их на несколько частей, тем самым увеличив срок оплаты и оставив больше средств на счетах. Такой подход позволит не только уменьшить или устранить кассовые разрывы, но и показать партнерам ответственный подход к сотрудничеству.
3. Добиться выплат от должников
Если у вас есть клиенты-должники, то составьте их перечень и начните проводить работу над погашением долгов. Сделать это можно разными способами:
- отправить оповещения с указанием суммы задолженности и крайнего срока для ее закрытия;
- обзвонить проблемных клиентов и напомнить, сколько и за что они должны;
- приостановить поставки товаров/сырья;
- в крайнем случае – обратиться в суд.
4. Продать или сдать в аренду неиспользуемое имущество
Если у компании есть помещение или оборудование, которое часто стоит без дела, стоит подумать о его продаже или сдаче в аренду. Правда, если какой-то актив хоть и редко, но используется, нужно хорошо взвесить потери и выгоды от продажи/аренды.
Например, есть производственная линия. Используют ее редко, но при этом есть расходы на ее содержание и обслуживание. В этом случае выгоднее не продавать оборудование, а составить график ее использования и сдавать мощности в аренду в период их простаивания.
5. Договориться о бартере с некоторыми партнерами
Сотрудничество по бартеру предполагает взаимовыгодный обмен одних товаров/услуг на другие. Пример: поставщик дает вам продукцию на определенную сумму, а вы бесплатно предоставляете ему услуги по перевозке на такую же сумму.
6. Воспользоваться факторингом
Факторинг – вид кредитования, при котором компания получает денежные средства до того, как клиент внесет плату. Это позволит уменьшить кассовый разрыв и вернуть деньги в оборот в короткие сроки.
Схема работы выглядит так: вместо покупателя деньги вам переводит факторинговая компания (до 70-90% от суммы по договору) и забирает себе дебиторскую задолженность, получая за свои услуги процент от сделки. Когда должник вносит платеж, то фактор покрывает оставшуюся сумму.
7. Использовать овердрафт
Овердрафт позволяет снять со счета деньги, которых у вас фактически нет. То есть быстро получить заемные средства для покрытия кассовых разрывов. В дальнейшем поступающие вам суммы надо сразу же использовать для выплаты долга банку.
8. Сотрудничать с покупателями на условиях предоплаты
Чтобы клиенты охотнее перешли на такой вид сотрудничества, можно предложить им бесплатную доставку, скидку при внесении полной предоплаты. Скидки и бесплатная доставка потребуют дополнительных затрат, но в долгосрочной перспективе такой подход эффективно предотвращает кассовые разрывы.
9. Взять банковский кредит
Оформление кредита целесообразно, если рассмотренные выше способы оказались неэффективными, или ими нельзя воспользоваться. Оптимально брать взаймы так, чтобы кредитные средства после оформления не выплачивались тут же на счет, а резервировались. Как только банк получает от вас запрос на выплату всей доступной суммы или ее части, средства поступают на счет.
Как избежать кассовых разрывов
Вот 6 рекомендаций, которые помогут значительно снизить вероятность кассового разрыва.
Вести финансовый календарь. Фиксируйте в нем движение денежных средств — это позволит наглядно увидеть движение денег, предвидеть кассовый разрыв и разработать схему его предотвращения. Лучше всего воспользоваться поэтапной платежной системой: одни поступающие средства используются для закрытия оперативных трат, а другие остаются на счету для покрытия последующих платежей.
Установить строгие условия для входящих платежей и более лояльные для исходящих. Если говорить о входящих платежах, то не помешает перевести сотрудничество с клиентами на новый формат онлайн оплаты. Например, просить предоплату в размере себестоимости товара или услуги: остальная часть будет выплачиваться после того, как вы фактически окажете клиенту услугу или отправите акт выполненных работ. Чтобы смягчить условия исходящих платежей, можно обсудить с партнерами/подрядчиками гибкие сроки выплаты: не привязываться к одной дате, а назначить диапазон в 2-3 дня.
Проверять наличие дебиторской задолженности в бюджете. Анализируйте ее и активно работайте над ее сокращением. Также можно продумать кредитные лимиты для клиентов и работать, не превышая их размеры.
Разработать график оперативных и стратегических платежей. Сопоставьте расходы с календарем поступлений денег. Оплачивайте кредиторскую задолженность, как только получаете выручку. Учитывайте актуальные задачи компании. Например, в процессе формирования резервной суммы можно подождать с выплатой бонусов сотрудникам. Разумеется, сообщив об этом заранее и объяснив, зачем это делается.
Разработать методы быстрого привлечения активов для покрытия обязательных расходов. Можно воспользоваться товарным кредитом, овердрафтом, кредитной банковской линией или факторингом. Другой вариант – оформить займ от банка или учредителей компании, предоставить в залог имущество предприятия.
Сформировать запас средств. Благодаря этому кассовые разрывы можно будет быстро профинансировать.
Вывод
Кассовый разрыв рано или поздно случается практически в любом бизнесе. Чтобы эта ситуация принесла как можно меньше вреда, надо подготовиться к ней заранее. Если есть план предотвращения кассовых разрывов и борьбы с ними, то у предприятия точно в разы больше шансов выстоять в сложной ситуации.
